Fiduciaire Di Fino & associés S.à r.l.

Politique de confidentialité

La présente politique décrit la manière dont la Fiduciaire Di Fino traite les données à caractère personnel, ci-après les « données ».

 

Qui est responsable du traitement ?

Le responsable du traitement est la S.à r.l. Fiduciaire Di Fino & Associés

• Adresse : 6, Boulevard Pierre Dupong L-1430 Luxembourg
• RCS : B103178
• Email :   – Téléphone : +352 26 18 73 79

 

À qui s’adresse cette politique ?

Elle s’applique aux :

• Clients, y inclus les dirigeants, les salariés, les bénéficiaires effectifs et les mandataires ;
• Prospects et contacts professionnels ;
• Visiteurs du site Internet ;
• Candidats (recrutement) ;
• Fournisseurs et partenaires.

 

Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?

Les données traitées dépendent de la relation que nous avons avec les personnes concernées : 
 

Les données de nos clients

• Coordonnées de contact et informations professionnelles de nos clients personnes physique et des personnes qui représentent nos clients personnes morales.
• Données administratives et légales : pièce d’identité, n° matricule/sécurité sociale, n° TVA, RCS, autorisations, statuts, mandats, UBO, registre des actions/parts, documents KYC.
• Données financières et comptables : IBAN, transactions nécessaires à la mission, pièces justificatives, factures, états financiers, éléments de paie, déclarations fiscales/TVA.
• Données AML/CFT (lutte anti-blanchiment) : résultats de contrôles, informations sur l’origine des fonds, sanctions/gel des avoirs, alertes, éléments de vigilance.
• Informations relatives aux services prestés et mandats qui nous sont confiés.
   

Les données de nos prospects et contacts professionnels

• Coordonnées de contact et informations professionnelles.
• Services que nous fournissons pour lesquels ils montrent un intérêt. 
   

Les données des candidats (recrutement)

• Coordonnées de contact et informations communiquées par les candidats au travers de leur CV, lettre de motivation ou entretiens d’embauche.
• Evaluation du candidat.
   

Les données de nos fournisseurs et partenaires

• Coordonnées de contact et informations professionnelles.
• Services fournis.
• Informations financières.
   

D’où nous viennent les données ?

Les données que nous traitons proviennent de différentes sources, en fonction de la relation qui nous lie :

• Directement de la personne concernée, qui nous les a communiquées (formulaire de contact, emails, contrat, pièces fournies).
• De l’entreprise de la personne concernée, de son employeur et/ou ses mandataires.
• De sources publiques ou autorités (RCS, registres UBO, publications légales).
• De prestataires KYC/AML, banques, notaires, avocats, administrations.
   

Pour quelles finalités traitons-nous les données et sur quelles bases légales ?

Nous traitons les données uniquement quand une base légale existe.
 

Exécution d’un contrat / mesures précontractuelles 

• Entrée en relation client, gestion de la relation, missions comptables/fiscales/sociales/juridiques.
• Fournitures de services et livrables (comptabilité, bilans, déclarations, paies, secrétariat, etc.).
• Facturation, recouvrement, support.
• Examen des candidatures.

 

Obligation légale

• Obligations comptables et commerciales (conservation, tenue de pièces comptables).
• Obligations AML/CFT (identification, vigilance, conservation des pièces, déclarations).
   

Intérêt légitime

• Sécurité des systèmes, prévention fraude, contrôle qualité.
• Gestion interne, audits, défense en justice, archivage probatoire.
   

A qui communiquons-nous les données ?

Nos employés et collaborateurs internes accèdent aux données pour autant que leur intervention nécessite cet accès.

Nous partageons aussi vos données lorsque c’est nécessaire avec :

• Administrations et autorités (ACD, CCSS, Inspection, RCS, etc.) selon obligations.
• Banques lorsque nécessaire à la mission ou aux paiements.
• Conseils externes (avocats, notaires, réviseurs) sur instruction ou nécessité.
• Prestataires informatiques (hébergeur, messagerie, sauvegardes, gestion documentaire, logiciels de comptabilité, de paie ou CRM.
• Autres fiduciaires/partenaires si requis par le dossier et encadré.
   

Dans certains cas, ces destinataires agissent comme sous-traitants de données, et nous mettons en place des contrats de sous-traitance avec eux et veillons à ce qu’ils appliquent les mesures de sécurité adaptées.
 

Transferts hors territoire de l’Union Européenne

Si nous transférons vos données à un prestataire ou autre personne situés en dehors du territoire de l’Union Européenne (ex. fournisseur espace cloud, prestataire de support informatique, autorité étrangère), nous le faisons uniquement si :

• Le pays du destinataire bénéficie d’une décision d’adéquation, ou
• des garanties appropriées sont mises en place (ex. Clauses Contractuelles Types), avec mesures complémentaires si nécessaire.
   

Combien de temps traitons-nous les données ?

Nous traitons les données uniquement le temps nécessaire. Cette durée varie en fonction de la finalité pour laquelle nous traitons les données :

• Coordonnées de contact clients : 2 ans après fin de relation contractuelle, sauf coordonnées figurant dans les pièces comptables et documents administratifs que nous sommes légalement tenus de conserver plus longtemps.
• Dossiers comptables / pièces comptables/ informations financières : 10 ans conformément à nos obligations légales de conservation des pièces comptables.
• Données AML/KYC : conservation légale de 5 ans à l’issue de la relation, avec prolongations prévues jusqu’à 5ans par la loi AML.
• Prospects : 2 ans après dernier contact, sauf entrée en relation contractuelle.
• Candidatures : 1 ans après le dernier contact (sauf opposition).
   

Les droits des personnes concernées

Les personnes physiques dont la Fiduciaire Di Fino traite les données ont les droits suivants :

• Accès, rectification.
• Effacement (“droit à l’oubli”) quand applicable.
• Limitation.
• Opposition (notamment à certains traitements fondés sur l’intérêt légitime).
• Portabilité (quand le traitement est fondé sur la base d’une relation contractuelle ou du consentement).
• Retrait du consentement à tout moment (sans effet rétroactif) pour autant que le traitement repose sur base du consentement.
• Droit de déposer une réclamation auprès de l’autorité de contrôle, dans l’hypothèse où elles estimeraient que nous ne respecterions pas leurs droits. Nous les remercions de nous contacter afin d’exercer leur droit avant de déposer pareille réclamation. Pour le Luxembourg, l’autorité de contrôle est la CNPD https://cnpd.public.lu/fr.html
   

Pour exercer leurs droits, les personnes concernées peuvent contacter la Fiduciaire Di Fino en utilisant les coordonnées de contact ci-après :

• Par courrier : 6, Boulevard Pierre Dupong L-1430 Luxembourg ;
• ou par Email :   ; 
• ou téléphone : +352 26 18 73 79.

Nous leur répondrons dans le délai d’un mois, sauf circonstance particulière que nous leur communiquerons dans le même délai.
 

Cookies

Nous n’utilisons que des cookies nécessaires à navigation sur notre site Internet, tel par exemple un cookie permettant de conserver votre choix de langue entre les différentes pages Web. Aucun de ces cookies ne contient de données à caractère personnel.