Datenschutzrichtlinie
Diese Richtlinie beschreibt, wie Fiduciaire Di Fino personenbezogene Daten verarbeitet (nachfolgend „Daten“).
1. Wer ist Verantwortlicher?
Der Verantwortliche für die Verarbeitung ist die S.à r.l. Fiduciaire Di Fino & Associés:
- Adresse: 6, Boulevard Pierre Dupong, L-1430 Luxemburg
- RCS: B103178
- E-Mail:
- Telefon: +352 26 18 73 79
2. Für wen gilt diese Richtlinie?
Diese Richtlinie gilt insbesondere für:
- Kunden, einschließlich deren Geschäftsführer, Mitarbeiter, wirtschaftlich Berechtigte und Bevollmächtigte
- Interessenten und berufliche Kontakte
- Besucher unserer Website
- Bewerber (Recruiting)
- Lieferanten und Partner
3. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Die verarbeiteten Daten hängen von der Beziehung ab, die wir zu den betroffenen Personen haben.
3.1 Daten unserer Kunden
Kontaktdaten und berufliche Informationen unserer Kunden (natürliche Personen) sowie der Personen, die unsere Kunden (juristische Personen) vertreten
- Administrative und rechtliche Daten: Ausweisdokumente, Matrikel-/Sozialversicherungsnummer, USt-IdNr., RCS, Genehmigungen, Satzungen, Mandate, UBO, Register der Aktien/Anteile, KYC-Unterlagen
- Finanz- und Buchhaltungsdaten: IBAN, für das Mandat notwendige Transaktionen, Belege, Rechnungen, Jahresabschlüsse, Lohn- und Gehaltsdaten, Steuer-/USt-Erklärungen
- AML/CFT-Daten (Geldwäsche-/Terrorismusfinanzierungsprävention): Ergebnisse von Kontrollen, Angaben zur Herkunft der Mittel, Sanktions-/Einfrierlisten, Warnhinweise, Sorgfaltspflichtinformationen
- Informationen zu den erbrachten Leistungen und den uns erteilten Mandaten
3.2 Daten von Interessenten und beruflichen Kontakten
- Kontaktdaten und berufliche Informationen
- Informationen zu den Leistungen, für die Interesse gezeigt wird
3.3 Daten von Bewerbern
- Kontaktdaten und Informationen aus Lebenslauf, Motivationsschreiben und Bewerbungsgesprächen
- Bewertung des Bewerbers
3.4 Daten von Lieferanten und Partnern
- Kontaktdaten und berufliche Informationen
- Informationen zu erbrachten Leistungen
- Finanzinformationen
4. Woher stammen die Daten?
Je nach Beziehung können die von uns verarbeiteten Daten aus verschiedenen Quellen stammen:
- Direkt von der betroffenen Person (Kontaktformular, E-Mails, Vertrag, übermittelte Unterlagen)
- Vom Unternehmen der betroffenen Person, von deren Arbeitgeber und/oder Bevollmächtigten
- Aus öffentlichen Quellen oder von Behörden (RCS, UBO-Register, gesetzliche Veröffentlichungen)
- Von KYC/AML-Dienstleistern, Banken, Notaren, Anwälten und Verwaltungen
5. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten Daten nur, wenn eine Rechtsgrundlage besteht.
5.1 Vertragserfüllung / vorvertragliche Maßnahmen
- Begründung und Verwaltung der Kundenbeziehung; Mandate in den Bereichen Buchhaltung, Steuern, Sozialwesen und Recht
- Erbringung von Dienstleistungen und Lieferungen (Buchhaltung, Jahresabschlüsse, Erklärungen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Sekretariatsleistungen usw.)
- Rechnungsstellung, Inkasso und Support
- Prüfung von Bewerbungen
5.2 Gesetzliche Verpflichtung
- Buchhaltungs- und handelsrechtliche Pflichten (Aufbewahrung und Führung von Unterlagen)
- Pflichten nach AML/CFT (Identifizierung, Sorgfaltspflichten, Aufbewahrung der Unterlagen, Meldungen)
5.3 Berechtigtes Interesse
- IT-Sicherheit, Betrugsprävention und Qualitätskontrollen
- Interne Verwaltung, Audits, Rechtsverteidigung und beweissichere Archivierung
6. An wen geben wir Daten weiter?
Unsere Mitarbeiter und internen Mitarbeiter greifen nur insoweit auf Daten zu, wie es für ihre Tätigkeit erforderlich ist.
Wir geben Daten außerdem, soweit erforderlich, an folgende Empfänger weiter:
- Verwaltungen und Behörden (ACD, CCSS, Inspection, RCS usw.) im Rahmen gesetzlicher Verpflichtungen
- Banken, sofern dies für das Mandat oder Zahlungen erforderlich ist
- Externe Berater (Anwälte, Notare, Wirtschaftsprüfer/Revisoren) auf Weisung oder bei Erforderlichkeit
- IT-Dienstleister (Hosting, E-Mail, Backups, Dokumentenmanagement, Buchhaltungs-/Lohn-/CRM-Software)
- Andere Treuhänder/Partner, sofern der Fall dies erfordert und angemessen geregelt ist
- Soweit Empfänger als Auftragsverarbeiter tätig sind, schließen wir Auftragsverarbeitungsverträge und stellen angemessene Sicherheitsmaßnahmen sicher.
7. Übermittlungen außerhalb der Europäischen Union
Wenn wir Daten an Dienstleister oder andere Empfänger außerhalb der Europäischen Union übermitteln (z. B. Cloud-Anbieter, IT-Support, ausländische Behörden), erfolgt dies nur, wenn:
- für das Empfängerland ein Angemessenheitsbeschluss besteht oder
- geeignete Garantien vorgesehen sind (z. B. Standardvertragsklauseln) und erforderlichenfalls ergänzende Maßnahmen umgesetzt werden
8. Wie lange bewahren wir Daten auf?
Wir bewahren Daten nur so lange auf, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Die Aufbewahrungsdauer hängt vom Verarbeitungszweck ab:
- Kunden-Kontaktdaten: 2 Jahre nach Beendigung der Vertragsbeziehung, außer wenn Kontaktdaten Bestandteil von buchhalterischen Unterlagen oder administrativen Dokumenten sind, die länger aufzubewahren sind
- Buchhaltungsunterlagen/Belege/Finanzinformationen: 10 Jahre gemäß gesetzlichen Aufbewahrungspflichten
- AML/KYC-Daten: 5 Jahre nach Ende der Geschäftsbeziehung; gesetzliche Verlängerungen bis zu weiteren 5 Jahren möglich
- Interessenten: 2 Jahre nach dem letzten Kontakt, außer bei Abschluss einer Vertragsbeziehung
- Bewerbungen: 1 Jahr nach dem letzten Kontakt (sofern kein Widerspruch)
9. Rechte der betroffenen Personen
Natürliche Personen, deren Daten von Fiduciaire Di Fino verarbeitet werden, haben insbesondere folgende Rechte (soweit anwendbar):
- Auskunft und Berichtigung
- Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
- Einschränkung der Verarbeitung
- Widerspruch (insbesondere gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen)
- Datenübertragbarkeit (wenn die Verarbeitung auf Vertrag oder Einwilligung beruht)
- Widerruf einer Einwilligung jederzeit ohne rückwirkende Wirkung (wenn die Verarbeitung auf Einwilligung beruht)
- Sie haben außerdem das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen. Wir bitten Sie, sich zur Ausübung Ihrer Rechte zunächst an uns zu wenden. In Luxemburg ist die zuständige Behörde die CNPD: https://cnpd.public.lu/fr.html
10. Wie können Sie Ihre Rechte ausüben?
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie Fiduciaire Di Fino wie folgt kontaktieren:
- Per Post: 6, Boulevard Pierre Dupong, L-1430 Luxemburg
- Per E-Mail:
- Per Telefon: +352 26 18 73 79
Wir antworten innerhalb eines Monats, außer bei besonderen Umständen, über die wir Sie innerhalb derselben Frist informieren.
11. Cookies
Wir verwenden ausschließlich Cookies, die für die Navigation auf unserer Website erforderlich sind, z. B. ein Cookie, das Ihre Sprachauswahl zwischen verschiedenen Webseiten speichert. Keines dieser Cookies enthält personenbezogene Daten.